Si certains secteurs, managers ou organisations sont rompus à l’exercice, pour bon nombre, c’est une première. Diriger et collaborer à distance peut s’avérer difficile, voire impossible, si on ne prend pas garde à maintenir le lien.

Crise du Coronavirus oblige, de nombreuses entreprises sont tenues de revoir dans l’urgence, et parfois avec un minimum d’expérience, leurs modes collaboratifs. Si la mise en place de mesures de quarantaines ou de confinement empêche le partage de l’open space ou la tenue de réunions physiques, la vie de l’entreprise doit pourtant continuer.

Alors quelles sont les bonnes pratiques de la collaboration et du management à distance ?

Définissez les règles du jeu

Horaires de travail, outils à utiliser (téléphone, visio, messageries instantanée, outils collaboratifs..), modes de reporting… le travail à distance requiert de définir clairement les modalités de la collaboration (y compris les règles éventuelles de remboursement des frais liés au télétravail), et de fixer celles-ci « dans le marbre » d’une charte partagée. Assurez-vous dans ce cadre de respecter la législation en vigueur (notamment la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018).

Multipliez les interactions…

Conférences téléphoniques, visioconférences, messagerie instantanée partagée… pour conserver un lien, renforcer l’esprit d’appartenance et préserver une dynamique de communication collective véritable, multipliez les interactions (utiles !) avec vos collègues et collaborateurs. Définissez aussi une stratégie de communication : quel rituel d’équipe pour favoriser le sentiment d’appartenance, quel type de message communiqué, via quel outil et avec quelle fréquence, le tout en prenant garde de préserver le bon niveau d’information pour chacun. Rien de pire en effet que d’apprendre une nouvelle par le biais d’un autre collègue car votre manager a oublié de vous mettre « dans la boucle »…

Et les tête-à-tête !

Qui dit travail à distance signifie que l’on a parfois la tentation d’envoyer un mail, un message ou un SMS plutôt que de favoriser la discussion directe (par visio ou téléphone). Prévoyez et planifiez donc les sas de communication qui vous permettront d’échanger en profondeur, en captant notamment les signaux forts et les signaux faibles dans la communication avec votre interlocuteur ou collaborateur. Prenez les notes qui conviennent, définissez les plans d’action individuels adaptés, et faites un suivi régulier et formel de l’état d’avancement.

Quelles que soient les modalités retenues, les bonnes pratiques consistent ainsi à concilier distance et proximité. Envers ses collaborateurs, et entre collègues. Une nécessité pour assurer la continuité de l’activité, l’implication et l’engagement de chacun. Pendant, et après la crise… Nul doute en effet que chacun tirera des enseignements (pour ne pas dire conclusions) de la façon dont dirigeants, managers, collaborateurs, collègues… auront abordé cet exercice tout particulier…

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